PRIVACY STATEMENT
DTV ‘84 verwerkt persoonsgegevens. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door DTV ‘84. Wij willen hierover graag duidelijk informeren, waarbij we ook willen benadrukken dat onze vereniging wordt bestuurd door vrijwilligers die naar eer en geweten hun activiteiten en werkzaamheden uitvoeren.
Privacywetgeving (GDPR / AVG)
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook impact op DTV ‘84. Welke gevolgen heeft de wetgeving voor het gebruik van persoonsgegevens binnen onze vereniging?
Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
Van wie verwerkt DTV ‘84 persoonsgegevens?
DTV ‘84 verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
– Leden en vrijwilligers van DTV ‘84;
– Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij DTV ‘84 of ooit een lidmaatschap hebben gehad;
– Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad (bv. sponsoring, dienstverlening).
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Iedereen die met persoonsgegevens omgaat is verantwoordelijk voor de geheimhouding en veiligheid daarvan. Alleen personen die de gegevens functioneel nodig hebben (zoals bestuursleden, enkele vrijwilligers zoals vermeld op de website van DTV’84 die bepaalde activiteiten coördineren en trainers) hebben digitaal inzicht in de strikt noodzakelijke gegevens. Deze functionarissen tekenen een geheimhoudingsverklaring.
Waarvoor verwerkt DTV ‘84 persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van DTV ‘84 of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we (persoons)gegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, kunnen we je informeren over de planning van vrijwilligerswerk en/of kunnen we een afspraak maken over aangegane verplichtingen.
Als je eenmaal lid of relatie van DTV ‘84 bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.
Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit.
Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie.
Verwerkt DTV ‘84 ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. DTV ‘84 verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.
Hoe gaat DTV ‘84 met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt. Je kunt uiteraard altijd zelf je persoonsgegevens bij ons opvragen met betrekking tot jouw lidmaatschap of relatie met DTV ‘84. Stuur hiervoor een mail naar secretaris: secretaris@dtv84.nl. Een verzoek tot wijziging van Persoonsgegevens wordt op verzoek uitgevoerd.
Uitwisseling van persoonsgegevens binnen DTV ‘84
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie moet worden opgehaald of bij deelname aan toernooien en competitie georganiseerd door of namens de NTTB. In dat geval vindt registratie plaats in het administratieve systeem van de Nederlandse Tafeltennis Bond (NTTB/NAS/TTAPP). Uitwisseling van gegevens met NTTB is gebaseerd op het zgn. ‘gerechtvaardigd belang’. Hierdoor is er geen verwerkingsovereenkomst noodzakelijk.
Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.
Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is DTV ‘84 gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door DTV ‘84 kun je terecht bij de secretaris (secretaris@dtv84.nl).
Om informatieverstrekking zo makkelijk mogelijk te maken, kan DTV ‘84 je berichten sturen. Denk hierbij aan een uitnodiging of bevestiging van je inschrijving voor een activiteit of een indeling voor vrijwilligerswerk. Het is niet mogelijk om je voor deze berichten uit te schrijven. DTV ‘84 beschouwt deze als noodzakelijk voor een goede verenigingservaring.
Wijzigingen privacy beleid
Dit reglement gaat in op 25 mei 2018 en geldt voor onbepaalde tijd en kan door ons tussentijds worden aangepast. DTV ‘84 behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt dit privacy beleid zelf opslaan of raadplegen via onze website.
Disclaimer
De inhoud van onze website www.dtv84.nl is met de grootste zorg samengesteld. Hoewel DTV ‘84 tracht juiste, volledige en actuele informatie uit betrouwbaar geachte bronnen aan te bieden, verstrekt DTV ‘84 expliciet noch impliciet enige garantie dat de op of via deze internetsite aangeboden informatie juist, volledig of actueel is.
Cookies
DTV ‘84 is wettelijk verplicht bezoekers te informeren over cookie gebruik. Onze website maakt gebruik van functionele cookies en cookies voor het beheer van web statistieken en sociale media. DTV ’84 bewaart zelf geen enkele informatie van cookies. De cookies bewaren geen persoonsgegevens en zijn ook niet aan een individu te koppelen. In je browser kan je instellen welke cookies moeten worden geaccepteerd. Je kunt alle of alleen bepaalde cookies weigeren. Raadpleeg hiervoor zo nodig de helpfunctie van je browser.
PRIVACY BELEID
Lidmaatschapsregistratie Lidmaatschapsregistratie vindt plaats in een standaard database applicatie van de NTTB en bevat alle gegevens die via het inschrijfformulier zijn opgegeven. De databasegegevens worden – voor zover wij weten – in een beveiligde omgeving op een server binnen Europa opgeslagen en bewaard.
Organisatorische en technische beveiliging van deze applicatie vindt plaats door middel van:
– Toekenning van rechten in het kader van toegang tot ons datasysteem;
– Logische toegangscontrole tot het datasysteem met behulp van gebruikersnaam/wachtwoord;
– Beschermingssoftware;
– Firewall;
– SSL-verbinding (slotje)
Relevante gezondheidsinformatie
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de vereniging op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. DTV ‘84 registreert deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet, maar wijst wel op het belang van het verstrekken van deze informatie aan relevante verenigingsfunctionarissen. Het verstrekken van de juiste informatie is een eigen verantwoordelijkheid.
Registratie activiteiten
Voor activiteiten en toernooien wordt gebruikgemaakt van een papieren inschrijflijst op het mededelingenbord of via de e-mail vanuit een verenigingsfunctionaris. Persoonsgegevens worden na afloop van de activiteit verwijderd/vernietigd.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem van DTV ‘84 . De penningmeester van DTV ‘84 heeft inzicht in de financiële gegevens.
Contactlijsten
Enkele vrijwilligers zoals vermeld op de website van DTV’84 die bepaalde activiteiten coördineren beschikken over een digitale lijst met NAW en contactgegevens, teneinde de juiste vrijwilligers te informeren over de planning van vrijwilligerswerk (bv. schoonmaak, activiteiten, onderhoud gebouw). DTV ‘84 beschouwt deze als noodzakelijk voor een goede verenigingservaring. Je kunt je hiervoor afmelden bij de betreffende vrijwilliger van betreffende activiteit.
Online media
DTV ‘84 maakt gebruik van berichten waarin relevante verenigingsinformatie wordt gedeeld. Leden ontvangen deze berichten op het opgegeven e-mailadres.
Cookies
Op www.dtv84.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics door zoekmachines). DTV ’84 doet zelf niets met deze informatie.
Beeldmateriaal
DTV ‘84 maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie en/of herinnering. Gemaakte foto’s of filmpjes kan DTV ‘84 publiceren op de eigen website, social media (o.a. Facebook, Instagram en Twitter) en lokale digitale en geprinte media (bv. Dalfsennet, Oprechte Dalfser Courant en De Stentor). Bij lidmaatschapsregistratie wordt een akkoordverklaring voor het delen persoonsgegevens, foto’s en filmpjes voorgelegd. Toestemming is altijd in te trekken.
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek moet dit direct worden gemeld bij de secretaris via secretaris@dtv84.nl. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft beleidsregels meldplicht opgesteld die bepalen of er sprake is van een datalek dat moet worden gemeld bij de AP en aan onze leden.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR) Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert DTV ‘84 binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (secretaris@dtv84.nl)
Meer info zie: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg.